「失礼なメール!」と思ったら、それは世界のスタンダードでした。～背景を説明しない海外企業のコミュニケーション～
kanriグローバル・ビジネスの基本、コミュニケーションについて考えます。
ぜひ皆様の疑問やご質問、ご意見をお寄せください。
海外の企業と仕事を始めたばかりの頃、多くの日本人が驚くことがあります。
それは、メールの短さです。
例えば、
Kindly send us the latest IFU today.
(最新版のIFU(取説)を今日送ってください)
We appreciate your reply by this Friday, thanks.
(金曜日までに回答をお願いします)
これだけです。
「いつもお世話になっております。」
「先日はありがとうございました。」
「今回の経緯ですが…」このような前置きはほとんどありません。
日本人からすると、「少し冷たい」「失礼ではないか?」と感じることもあります。
正直、私自身も未だに慣れていません...
ただ、海外ではこれがごく普通のビジネスコミュニケーションです。
メールは手紙ではなく、「仕事を進めるためのツール」という考え方が一般的だと思います。
そのため、相手が最初に知りたいこと、つまり「何をしてほしいのか」を最初に伝えます。
一方、日本では背景を説明し、相手への配慮を示したうえで最後に依頼を書くことが少なくありません。
これは、どちらが正しいという話ではありません。
私自身、アメリカで働き、今はグループの世界各国のスタッフと仕事をする中で、この違いを強く感じました。コミュニケーションの取り方が違うだけなのです。
日本側のメールでは背景説明が長く、最後まで読まないと結論が分からないケースも少なくありません。最後まで読んでも、結論がわからないメールもあります。
ここ数年、Google翻訳やAI翻訳を利用する企業も増えていますが、日本語の文章構成がそのまま英語になるため、翻訳の精度がどれだけ向上しても、結論のないメールになってしまうことがあります。
グローバルビジネスでは、英語力に加え、相手が知りたい順番で伝えるという発想が重要です。
「このメールを読んだ相手に、何をしてほしいのか。」
その答えを最初に書く。
背景は、その後です。
この違いが、海外とのコミュニケーションを驚くほどスムーズにしてくれます。
グローバルビジネスとは、英語を使うことではなく、相手の"当たり前"を理解すること。
皆さんはこの違いをどのように感じますか？
クアルテックジャパンは、日本の医療機器メーカーのグローバル展開を支援し、アジア、ASEAN、オセアニアから米国FDAまで、現地とのコミュニケーションエラーを最小限にし、一日も早い医療機器の登録を実現出来るようサポートしています。
