意外と多い"コミュニケーション エラー"。その説明、相手に伝わっていますか？

Global Businessの最初の記事はグローバルビジネスにおける"コミュニケーション エラー"について考えます。
ぜひ皆様の疑問やご質問、ご意見をお寄せください。

グローバルビジネスにおけるコミュニケーションの問題は、「英語ができるかどうか」以前のところで発生しています。
実際には、会議に限らず、メール、資料、電話など、相手に情報を伝える、説明する、合意形成を取る、あるいは質問するといった日常的なやり取りのあらゆる場面でエラー(誤解)は想像以上に多く発生していると感じます。

しかし、その多くは表面化しないことが多いため、後々厄介なことになります。誤解が誤解として認識されない"サイレントエラー"として残り、後になって大きな問題として表面化することがあります。

医療機器の薬事、規制対応の業務で特に注意しないといけないのが「可/不可」の判断です。
例えば、ある申請検討段階の会議で担当者が「Possible」と発言した場合、それがあくまで個人の見解であったとしても、相手側は「会社として"可能"という判断をした」「法規制上問題ないと確認が取れた」と受け取ることがあります。そして数カ月後、正式に業務を進める段階で誤解が表面化し、大問題になる...こうしたケースは決して珍しくありません。

その背景には、例えば理解していないにも関わらず「理解した」と振る舞う文化的背景、「Yes」と返答することで合意したと誤認される問題、無理な対応に「No」と言わず、相手に配慮するあまり「Difficult」「We will try」と表現する曖昧さなどがあります。近年のビデオ形式のweb会議では「相手がうなずいている＝理解・合意した」という危険な思い込みも沢山あります。

重要なのは「伝えたか」ではなく、「どう理解されたか」を確認することです。「伝えた」だけでは単なる"会話"であり、"コミュニケーション"は「意図が理解された」ことではじめて成立します。
そのためには曖昧な表現を避ける。ダラダラと長い説明をしない。文字情報だけではなく、イメージしやすい図などを活用し、相手が理解しやすい形で伝える準備が大切です。特に重要な内容については必ず念押しをしてください。

私自身、各国のメンバーと日常的にコミュニケーションを取る中で、「理解されたか？」は常に意識しています。できるだけ見えない誤解への感度を上げ、短く、シンプルな英語で伝える。相手の思考のスピードより早く話さない、といった基本もグローバル・ビジネスにおけるコミュニケーションエラーのリスク低減、実務対応の力の差になると実感しています。

クアルテックジャパンは、日本の医療機器メーカーのグローバル展開を支援し、アジア、ASEAN、オセアニアから米国FDAまで、現地とのコミュニケーションエラーを最小限にし、一日も早い医療機器の登録を実現出来るようサポートしています。